Formålet med whistleblowerpolitikken er at forklare, hvordan Hellebro whistleblowerordning fungerer og dermed undgå at potentielt vigtige forhold ikke bliver indberettet.
Whistleblowerordningen sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der indberetter alvorligelovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Ordningen kan benyttes, hvis man oplever eller har mistanke om disse alvorlige forhold i Hellebro eller ved forhold og aktiviteter med tilknytning til Hellebro.
Hellebro er en ansvarlig forening med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis manoplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale medderes nærmeste chef eller et medlem af direktionen i disse situationer, men det er også muligt atbenytte whistleblowerordningen.
I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter i god tro foretage (anonyme eller ikke-anonyme) indberetninger om mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forholdsom kan påføre Hellebro et økonomisk tab eller skade på foreningens omdømme.
Indberetninger kan indgives af medarbejdere, leverandører, medlemmer og andre med tilknytning til Hellebro.
Der kan indberettes om forhold, hvori Hellebro medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til Hellebro er involveret i aktiviteter med direkte relation til Hellebro. Dette gælder både ansatte, direktion og ledelse.
Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om mistanke om potentielle brud på lovgivningen i aktiviteter med relation til Hellebro. Forhold som for eksempel utilfredshed med løn og samarbejdsvanskeligheder kan ikke indberettes via whistleblowerordningen.
Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:
Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles.
Indberetninger, der falder inden for rammerne af denne politik, behandles af Direktør, Eva Riedel. Nogle gange vil behandlingen foregå med hjælp fra eksterne parter. I fald der klages over direktøren, sendes mail direkte til interim HR konsulent Mette Torpe, torpemette@gmail.com.
Der indberettes via mail ”whistleblower@hellebroen.dk”. Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder.
Whistleblowerenheden bekræfter modtagelsen af en indberetning indenfor syv dage. Indberetningenanses for modtaget samme dag uanset tidspunktet for modtagelsen. Det betyder, at en indberetning modtaget uden for almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag.
Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede
Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Sagen behandles internt og kan eventuelt fåansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om. Herefter slettes sagen i systemet.
Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.
Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer.
Whistlebloweren vil modtage feedback på indberetningen. Det betyder, at whistleblowerenheden i videst muligt omfang oplyser whistleblower om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, samt hvorfor enheden har valgt denne opfølgning. Feedbacken vil overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysningerder kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren. Whistlebloweren vil modtage yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, hvis det er muligt under iagttagelse af gældende ret.
Whistleblowerenheden giver feedback om behandling af sagen til whistlebloweren inden for tremåneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil enheden orientere whistlebloweren herom, samt give information om hvornår eventuel yderligere feedback kan forventes.
Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i Hellebro,der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner. Hellebro vil i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt.
Adressen ”whistleblower@hellebroen.dk” udgør system for indberetninger, og det er alene direktør, Eva Riedel, som har adgang til den dedikerede mail boks.
Modtageren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.
Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at oplyse sin identitet.
Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes direktør Eva Riedel, eva.riedel@hellebroen.dk.